Datenschutzhinweise im Bewerbermanagement-Prozess der IREKS-Gruppe
Aus Gründen der Vereinfachung und zur besseren Lesbarkeit wird im Folgenden nur die männliche Textform verwendet. Darstellungen und Inhalte gelten für jedes Geschlecht.
Wir wollen Sie als Teil unseres Teams!
Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbermanagement-Prozesses der IREKS-Gruppe. Des Weiteren informieren wir Sie über die Ihnen nach dem geltenden Datenschutzrecht zustehenden Rechte. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, also beispielsweise persönliche Daten, Adressdaten und Abrechnungsdaten, die Ausdruck der Identität einer Person sind.
Die von Ihnen an uns über unser Bewerbermanagementsystem übermittelten personenbezogenen Daten werden von den jeweiligen Unternehmen der IREKS-Gruppe für Zwecke der Bewerbungsabwicklung und mit dem Ziel einer Anstellung in einem in der Anlage 1 genannten Unternehmen der IREKS-Gruppe im Stellenbesetzungsprozess verarbeitet.
Stellenbesetzungen der unter Anlage 1 aufgeführten Unternehmen der IREKS-Gruppe erfolgen in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern der Personalabteilung der IREKS GmbH, Lichtenfelser Str. 20, 95326 Kulmbach, Deutschland, welche den Bewerbungsprozess für diese Unternehmen leitet, und den Vorgesetzten sowie gegebenenfalls weiteren im Bewerbungsmanagement eingebundenen Mitarbeitern der Fachabteilungen des Unternehmens, in dem die Stellenbesetzung vorzunehmen ist. Diese vorgenannten Mitarbeiter können zu unterschiedlichen Unternehmen der IREKS-Gruppe gehören. Daher können Ihre Daten innerhalb der IREKS-Gruppe weltweit zwischen den am Bewerbungsprozess beteiligten Unternehmen ausgetauscht werden.
Bei einigen Unternehmen der IREKS-Gruppe werden bei der Besetzung bestimmter Stellen externe Dienstleister in den Bewerberprozess eingebunden. Diese führen die ersten Schritte im Bewerberprozess in enger Abstimmung mit der Tochterfirma durch. Dies ist konkret der Fall bei:
Fa. Dreidoppel GmbH, Langenfeld; externer Dienstleister Frau Claudia Thienenkamp, Kontakt claudia.thienenkamp@competency-toolkit.de, +49 157 5077 0923.
IREKS respektiert Ihre Privatsphäre
Der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die Sicherheit aller Geschäftsdaten ist uns ein wichtiges Anliegen, das wir in unseren Geschäftsprozessen berücksichtigen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die bei Ihrem Besuch unserer Online-Angebote erhoben werden, vertraulich und nur gemäß den gesetzlichen Bestimmungen.
Datenschutz und Informationssicherheit sind Bestandteil unserer Unternehmenspolitik.
Kontaktinformationen des Verantwortlichen für die Datenverarbeitung und des Datenschutzbeauftragten
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Daten ist das jeweilige Unternehmen der IREKS-Gruppe, bei dem Sie sich bewerben. Die Kontaktdaten der verantwortlichen Unternehmen der IREKS-Gruppe sowie Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten finden Sie in der Anlage 1 am Ende des Textes.
Zur Geltendmachung Ihrer Rechte sowie Meldung von Datenschutzvorfällen verwenden Sie folgende E-Mail Adresse: datenschutz@ireks.com.
Bewerbung auf Stellenangebote unseres Bewerbungsportals
Die einfachste Möglichkeit einer Bewerbung ist eine direkte Bewerbung auf eine auf unserem Bewerbungsportal veröffentlichte Stellenanzeige. Ihre Bewerbung wird im Rahmen unserer internen Prozesse bewertet.
Papierbewerbungen oder Bewerbungen per E-Mail werden in unserem Bewerbermanagementsystem manuell erfasst und die Bewerbungsunterlagen anschließend vernichtet bzw. gelöscht. Bevor wir Ihre Daten manuell erfassen, erhalten Sie von uns eine E-Mail, mit der wir Sie um Ihr diesbezügliches Einverständnis bitten. Falls Sie uns Ihr diesbezügliches Einverständnis nicht binnen 21 Tagen mitteilen, werden Ihre Daten gelöscht und Sie werden nicht weiter im Auswahlprozess berücksichtigt. Über den Eingang Ihrer Bewerbung sowie den Bearbeitungsstatus halten wir Sie per E-Mail informiert.
Im Bewerbungsprozess haben Sie zudem jederzeit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen.
Aufnahme in den Bewerberpool
Im Rahmen des Bewerbungsprozesses bieten wir Ihnen an, Ihre Daten – für den Fall, dass wir Sie bei der Besetzung der von Ihnen gewünschten Stelle nicht berücksichtigen können - in unserem Bewerberpool zu erfassen. Durch Ihre freiwillige Einwilligung in die Aufnahme Ihrer Daten in den Bewerberpool ermöglichen Sie es uns, Ihre personenbezogenen Daten bei zukünftigen, geeigneten Stellenangeboten auf diese Stellen zu überführen. Dabei werden Ihre Daten für sämtliche Stellenausschreibungen der unter Anlage 1 aufgeführten Unternehmen der IREKS-Gruppe berücksichtigt und nach den hier dargestellten Grundsätzen verarbeitet. Sofern Sie wünschen, dass wir Ihre im Bewerberpool gespeicherten Daten löschen, genügt eine Nachricht in Textform an die E-Mail Adresse datenschutz@ireks.com. Wir werden Ihre Daten dann unverzüglich löschen und Ihnen dies in Textform bestätigen.
Verarbeitete Datenkategorien
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere:
- Stammdaten (z.B. Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz)
- Dokumente (z.B. Zeugnisse, Bescheinigungen, Lebenslauf)
- Reisekostenabrechnung (z.B. Bankverbindung)
- Kommunikationsdaten (z.B. E-Mail, (Mobil-)Telefon, Ton-, Bildaufzeichnung)
- Protokolldaten, die bei der Nutzung von IT-Systemen anfallen
Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten fallen.
Quellen der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben. Im Einzelfall können ggf. Daten bei sonstigen Dritten, wie z.B. einer Stellenvermittlung oder aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen Netzwerken), erhoben werden.
Datenübermittlung bei Einstellung
Im Falle Ihrer Einstellung werden Ihre Daten aus unserem Bewerbermanagementsystem in unsere HR-Administrationssysteme übermittelt. Ihre Daten werden dort als Mitarbeiterdaten weiter verarbeitet.
Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Wir und von uns beauftragte externe Dienstleister verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), nationaler Datenschutzgesetze sowie weiterer maßgeblicher nationaler Gesetze. Die Datenverarbeitung dient insbesondere der Durchführung des Bewerbermanagementprozesses zur Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses mit einem in der Anlage 1 aufgeführten Unternehmen der IREKS-Gruppe. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 I 1 lit. b DS-GVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Weitere Rechtsgrundlagen sind:
- Artikel 6 I 1 lit. a DS-GVO (Einwilligung): z.B. Bewerberpool im Rahmen des
Bewerbermanagementsystems
- Artikel 6 I 1 lit. f DS-GVO („Interessensabwägung“): z.B. Personalauswertungen (statistische Analysen)
Besondere Kategorien von Daten
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Artikel 9 I DS-GVO (z.B. Daten zur Gesundheit) verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Artikel 9 II lit. b DS-GVO. Zudem kann die Verarbeitung für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Artikel 9 II lit. h DS-GVO erforderlich sein.
Weitergabe von Daten
Der Bewerbungsprozess wird für die in der Anlage 1 genannten Unternehmen der IREKS-Gruppe von der IREKS GmbH, Lichtenfelser Str. 20, 95326 Kulmbach, gesteuert. Dort erhalten Ihre Daten die für das Bewerbermanagement zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung. Innerhalb des Unternehmens der IREKS-Gruppe, bei dem die Bewerbung erfolgt, erhalten nur in den Bewerbungsprozess involvierte Personen und Stellen (z.B. Vorgesetzte und im Bewerbungsprozess eingebundene Mitarbeiter der Fachabteilung, des Personalbereichs, der Arbeitnehmervertretungen) Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Darüber hinaus kann eine Weitergabe der Bewerbungsdaten auf eine weitere Stellenanzeige innerhalb der IREKS-Gruppe erfolgen, soweit eine Passung auf eine andere Stelle vorliegt. Hierüber werden Sie per E-Mail informiert und müssen für die Weitergabe gesondert zustimmen.
Ihre personenbezogenen Daten werden von allen in der Anlage 1 genannten Unternehmen der IREKS-Gruppe grundsätzlich nur dann an andere Verantwortliche übermittelt, soweit dies zur Bearbeitung der Bewerbung erforderlich ist, wir oder der Dritte ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben oder Ihre Einwilligung hierfür vorliegt. Einzelheiten zu den Rechtsgrundlagen finden Sie im Abschnitt “Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen“. Dritte können auch andere Unternehmen der IREKS-Gruppe sein. Sofern Daten an Dritte auf Basis eines berechtigten Interesses übermittelt werden, wird dies in diesen Datenschutzhinweisen erläutert. Daneben bedienen wir uns u.a. zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister. Eine Auflistung der eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister befinden sich im Abschnitt „Auftragnehmer und Dienstleister“. Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb der IREKS-Gruppe übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.
Auftragnehmer und Dienstleister (Auftragsdatenverarbeiter)
Wir haben unsere Dienstleister sorgfältig ausgewählt und überwachen sie regelmäßig, insbesondere ihren sorgsamen Umgang mit personenbezogenen Daten und die Absicherung der bei ihnen gespeicherten Daten. Sämtliche Dienstleister werden von uns zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben verpflichtet. Dienstleister können auch andere Unternehmen der IREKS-Gruppe sein.
Die von uns eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister im Rahmen des Bewerbermanagements, zu denen nicht nur vorübergehende Geschäftsbeziehungen bestehen, sind folgende Unternehmen:
Verarbeitung personenbezogener Daten zu Video-Interviews
Grundsätzlich führen wir die Bewerbungsgespräche mit Ihnen persönlich. Sollte jedoch im Einzelfall die Durchführung eines Video-Interviews notwendig sein, greifen wir auf die diesbezüglichen Lösungen der DEKOM AG, Kellerbleek 3, 22529 Hamburg, Deutschland zurück.
Dienstleister Bewerbermanagement
Im Bewerbungsverfahren fungiert die IREKS GmbH als Dienstleister für die in der Anlage 1 genannten Unternehmen der IREKS-Gruppe. Zu diesen Dienstleistungen gehört neben der Durchführung des Bewerbermanagements auch die Bereitstellung sowie die Administration des Bewerbermanagementsystems d.vinci.
Bei einigen Unternehmen der IREKS-Gruppe werden bei der Besetzung bestimmter fachlicher Stellen externe Dienstleister als Subunternehmer eingebunden. Wo diese als Auftragsverarbeiter tätig werden, bestehen DS-GVO konforme Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit diesen Dienstleistern. Aufgrund des sporadischen Einsatzes und wechselnder Dienstleister sind diese hier nicht namentlich benannt. Gerne erteilen wir Ihnen bei einer konkreten Bewerbung auf Anfrage hin Auskunft, ob und welcher konkrete Subunternehmer bei Ihrer Bewerbung tätig wird.
Dienstleister Bewerbermanagementsystem
Im Bewerbungsverfahren verwenden wir das Bewerbermanagementsystem d.vinci der HR-Systems GmbH, Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg, Deutschland (fortan d.vinci). Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten auf den Systemen von d.vinci gespeichert und verarbeitet.
Weitergabe an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Sollten wir personenbezogene Daten an Auftragnehmer, Dienstleister oder Konzernunternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.
Dauer der Speicherung und Aufbewahrungsfristen
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind oder kein berechtigtes Interesse an der Speicherung der Daten mehr besteht. Nach Beendigung des Bewerbungsprozesses durch Absage unsererseits oder Zurückziehen der Bewerbung durch Sie (im Folgenden „Beendigung des Bewerbungsverfahrens“) werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, sobald wir sie nicht mehr benötigen. Dies ist nach sechs Monaten, nachdem das jeweilige Bewerbungsverfahren beendet worden ist, der Fall. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können. Wenn Ihre Daten infolge Ihrer Einwilligung in den Bewerberpool aufgenommen wurden, werden diese gelöscht, sobald Sie uns hierzu auffordern.
Sicherheit der Datenverarbeitung
Wir treffen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und Ihre verarbeiteten Daten insbesondere vor den Risiken der unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, Manipulation, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung bzw. unbefugtem Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung ständig verbessert.
Rechte der Nutzer
Bitte nutzen Sie zur Geltendmachung Ihrer Rechte die Angaben im Abschnitt „Kontaktinformationen“. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.
Informations- und Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, von uns Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten zu erhalten. Hierzu können Sie ein Recht auf Auskunft in Bezug auf die personenbezogenen Informationen, die wir von Ihnen verarbeiten, geltend machen.
Berichtigungs- und Löschungsrecht
Sie können von uns die Berichtigung falscher Daten und - soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind - Vervollständigung oder Löschung Ihrer Daten verlangen. Dies gilt nicht für Daten, die für Abrechnungs- und Buchhaltungszwecke erforderlich sind oder den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Soweit der Zugriff auf solche Daten nicht benötigt wird, wird deren Verarbeitung aber eingeschränkt (siehe nachfolgend).
Einschränkung der Verarbeitung
Sie können von uns - soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind - verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.
Widerspruch gegen Datenverarbeitung
Zudem haben Sie das Recht, jederzeit der Datenverarbeitung durch uns zu widersprechen. Wir werden dann die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen, es sei denn, wir können - gemäß den gesetzlichen Vorgaben - zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Ihre Rechte überwiegen.
Widerspruch gegen Datenverarbeitung bei Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“
Zudem haben Sie das Recht, jederzeit der Datenverarbeitung durch uns zu widersprechen, soweit diese auf der Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“ beruht. Wir werden dann die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen, es sei denn wir können - gemäß den gesetzlichen Vorgaben - zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Ihre Rechte überwiegen.
Widerruf der Einwilligung
Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.
Datenportabilität
Sie haben weiterhin das Recht, Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermittelt zu erhalten bzw. - soweit technisch machbar - zu verlangen, dass die Daten einem Dritten übermittelt werden.
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde einzureichen. Sie können sich dazu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Bundesland zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde.
Die für die IREKS-Gruppe federführende Datenschutzaufsichtsbehörde ist
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland
Tel.: +49 (0)981 180093-0
Fax: +49 (0)981 180093-800
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de)
Anlage 1: Unternehmen der IREKS-Gruppe im Bewerbermanagement-Prozess
